Настольная книга по консенсусу - Коллектив авторов - Страница 9

Роль собраний в работе группы

Собрания — необходимая часть работы любой группы, они дают нам возможность делиться информацией, принимать решения и реализовывать их. Но собрания также имеют другую важную функцию, о которой часто забывают: они поддерживают работоспособность группы. Хорошее собрание не только помогает выполнять обязанности, но и вовлекает, поддерживает и подбадривает участников, создаёт высокий уровень энергии и энтузиазма. Чувство общности и сопричастности с другими участниками группы — основа успешной работы группы и социальных изменений. Хорошая фасилитация поможет вам этого достигнуть.

Было ли собрание успешным?

Задания — Что было сделано? Достигли ли вы необходимых результатов? Были ли решены проблемы и достигнуты ли цели собрания группы?

Поддержка — Как это было сделано? Как люди чувствовали себя и как это повлияло на моральный дух и сплочённость группы? Хорошо ли на собрании было использовано объединение способностей? Было ли собрание в радость?

Что такое фасилитация?

Фасилитация направлена на то, чтобы помочь группе организовать эффективные и никого не исключающие собрания. Она сочетает в себе ряд функций и задач. Обычно они воплощаются в одном лице — фасилитаторе, но мы призываем членов группы рассматривать это с точки зрения коллективной фасилитации, где каждый разделяет ответственность за обеспечение правильного хода собрания, продуктивности и участия.

Что говорит словарь: «Фасилитация (сущ.) — содействие, акт помощи, облегчения прогресса или улучшение чего-либо».

Обучение фасилитации

Фасилитация играет жизненно важную роль и необходима на каждом собрании. В маленьких группах эта функция может быть разделена между всеми или чередоваться неофициально, в то время как на собраниях, где принимаются трудные решения, и собраниях с большим количеством участников (более 8 или 10 человек) обычно полезно иметь чётко назначенного фасилитатора. В любом случае все участники собрания должны чувствовать ответственность за течение собрания и помогать фасилитатору, если это необходимо.

Задачи фасилитации включают:

помочь группе определить структуру собрания и процесс принятия решений и придерживаться его;

удерживать внимание на одном вопросе до тех пор, пока не будет принято решение;

облегчать участие каждого: уделять больше внимания тихим людям или людям с наиболее подходящей компетенцией и ограничивать тех, кто имеет привычку много говорить;

прояснять и резюмировать вопрос, проверять согласие и формулировать решение;

помочь группе в разрешении конфликтов;

соблюдать временные рамки собрания;

обеспечивать составление письменного отчёта по всем пунктам и решениям собрания.

Для обеспечения наибольшей эффективности в работе группы по каждому вопросу фасилитатор может ввести такие приёмы фасилитации, как мозговой штурм, высказывание по кругу или обсуждение в малых группах (см. главу 6 «Приёмы и упражнения фасилитации» для получения большей информации).

Навыки и качества фасилитатора

Навыки хорошего слушания, включая стратегию постановки вопросов, для правильного понимания точки зрения говорящего.

Понимание цели собрания, а также долгосрочных целей группы.

Уверенность в том, что хорошее решение будет найдено и консенсус может быть достигнут.

Нейтралитет по обсуждаемым вопросам. Доверие к фасилитатору зависит от того, каким образом он избегает манипулирования собранием в склонении его к определённому результату. Если это становится трудно осуществить или вы заранее знаете, что вам будет тяжело оставаться беспристрастным, попробуйте:

выйти из роли и позволить фасилитировать другому чело­веку;

прояснять, когда вы выражаете ваше собственное мнение, а когда выступаете как фасилитатор;

надеяться, что кто-нибудь выразит ваши мысли или чувства по вопросу;

заранее попросить кого-нибудь озвучить ваше мнение.

Уважение всех участников и заинтересованность в том, что говорит каждый.

Напористость — знать, когда надо решительно вмешаться и дать собранию определённое направление.

Ясное мышление и наблюдение — обращать внимание как на содержание обсуждения, так и на процесс. Как люди себя чувствуют? Что они говорят?

Энергия и внимание к текущей работе.

Фасилитация или председательство?

На первый взгляд, фасилитатор замещает роль традиционного председателя. Однако между ними есть важные различия:

фасилитатор никогда не направляет группу без её согласия;

фасилитатор никогда не принимает решений за группу и не берёт на себя функции, за которые отвечает вся группа;

хороший фасилитатор всегда остается нейтральным и помогает участникам собрания осознавать, что решаются их собственные проблемы. Успешное собрание — это коллективная ответственность всей группы. Фасилитатор должен отдавать себе в этом отчёт и всегда получать согласие группы перед использованием приёмов фасилитации и разных видов деятельности.

Кто должен фасилитировать?

Каждый может научиться быть фасилитатором — используйте свой собственный опыт собраний и наблюдайте за другими фасилитаторами. Учитесь на ошибках, делайте выводы из плохих и хороших собраний. Если роль фасилитатора по очереди берут на себя разные члены группы, люди могут развивать эти навыки. Также стоит проводить тренинги вне собраний, чтобы практиковать навыки фасилитации. Эти навыки полезны не только для собраний, но и в неформальной обстановке, на работе и дома.

Роль фасилитатора может занимать и человек, не являющийся членом группы. Вовлечённый фасилитатор — член группы, который участвует в обсуждении и принятии решений наряду с выполнением роли фасилитатора. Невовлечённый фасилитатор — обычно человек со стороны, который не принимает участия в дискуссии и принятии решений, а только помогает группе принять решение. Предпочтительнее, если ваша группа самодостаточна и может обходиться без посторонней помощи в фасилитации. Но некоторые собрания могут быть слишком трудны, а группы слишком временны, слишком велики или слишком неопытны, и у них может отсутствовать необходимый уровень сплочённости для принятия решений. Фасилитатор со стороны поможет несплочённым группам или в трудных дискуссиях, поскольку он заинтересован не в предмете обсуждения, а в достижении консенсуса и подходящих всем решениях.

Осознавайте, что на поведение людей в группе влияют индивидуальные потребности и прошлый позитивный или негативный опыт участия в других группах. Попробуйте подмечать эффект ваших собственных поведенческих шаблонов и работайте над определением потребностей, ваших собственных и других людей. Больше об этом см. в главе 8 «Преодоление разрыва между теорией и практикой».

Совместная фасилитация на собрании

Вместо одного фасилитатора, фасилитировать могут два или более человек. Вы можете разделить больше задач фасилитатора среди членов группы: это поможет облегчить фасилитацию и сделать её менее пугающей. Важно, чтобы фасилитаторы договорились перед собранием о конкретных ролях, а также когда и почему они могут меняться.

Фасилитаторы могут меняться и помогать друг другу. Это полезно, если фасилитатору нужно выйти из роли, чтобы принять участие в обсуждении, сделать перерыв, или когда необходима подстраховка в случаях напряженности, конфликтов или замешательства. Четыре уха слышат лучше, чем два, поэтому помощники фасилитатора полезны для проверки понимания того, что было сказано.

Следящий за руками — один из помощников фасилитатора может отслеживать, чья очередь говорить, и давать высказывающимся необходимый лимит времени.

Наблюдающий за настроениями — человек, который активно не участвует в фасилитации, может больше внимания уделять эмоциональной атмосфере собрания и следить за тем, чтобы никто из участников не был задет. В конфликтных и стрессовых ситуациях следящий за настроениями вмешивается, например, принимая роль посредника, отходит с кем-то, чтобы выслушать его проблемы, или предлагает перерыв и приёмы для улучшения атмосферы собрания. Наблюдающий за настроениями должен быть чутким человеком, чтобы заметить и правильно интерпретировать едва заметные эмоции, и справедливым, чтобы не занимать ничьей стороны. Сектантство, сексистское или расистское поведение, неудовлетворённость, печаль, смущение, отсутствие поддержки, злость, напряжение и враждебность между разными частями группы — всё это состояния, на которые должен обращать внимание наблюдающий за настроениями, чтобы группа знала о них и справлялась с ними. Однако он не должен разжигать конфликты или переходить на личности.